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ストレスフリーの整理術 デビッド・アレン著




GTD(Getting Things Done)
GTDとはやるべきことが山のようにあっても、頭をすっきりさせつつ、リラックスしながら高い生産性を発揮していく「やり方」。簡単に言えば、やるべきことをリストアップし、さらに細かいレベルまでTODOをリスト化していき、短時間(本書では2分以内と設定)でやれるもの、他人に任せるべきもの、そもそもやる必要もないことを処理できるようにする方法。

普通のTODOリストは、やるべきことを単に羅列しただけで、実際に必要な作業を書いたものにはなっていない。これこそがGTDと普通のTODOの大きな違いとも言える。

やりかけの仕事が気になる理由
  • 求めている結果がはっきりしていない
  • 次にとるべき物理的な行動が定義されていない
  • 求めている結果と次にとるべき行動を適切なタイミングで思い出させてくれるリマインダーが設定されていない。

GTDの5ステップ
  1. 収集
  2. 処理
  3. 整理
  4. レビュー
  5. 実行

収集
「気になること」をなくすためには、自身が気づいている大小さまざまなことを(個人的なこと、仕事上のこと、緊急性を問わず)1箇所に集めなくてはならない。収集には解決していない物の収集と、解決していない情報の収集の2つがある。GTDでは解決していないことを一時的に入れるものを「inbox」と呼ぶ。

収集をうまくやるコツは以下のことに注意すればよい。
  • すべての「気になること」を頭の外に出し、収集システムに取り込む
  • inboxの数は必要最小限にする
  • inboxを定期的に空にする
inboxに入れるべきではないもの
inboxに入れるべきものを知るには、入れるべきではないものを知るのが一番。入れるべきでないものは以下のとおり。
  • 備品
  • 資料
  • 装飾品
  • 設備


収集ツール

アナログからデジタルまでさまざまな種類のツールがあり、以下にあげるようなものを使うことができる。
  • 書類受け
  • 手帳やノート
  • パソコンのメモ帳
  • 音声記録ツール
  • メール
  • その他ハイテク機器


GTDのワークフロー
  1. 頭の中の「気になっているもの」すべての洗い出し
  2. inboxの作成
  3. これは何か?
  4. 行動を起こすべきか?→NOなら、ゴミ箱、「いつかやる/多分やる」リスト、「資料」フォルダへ
  5. 次にとるべき行動は一つ?→NOなら、プロジェクトリスト」「プロジェクトの参考情報」
  6. 2分以内にできるか?→YESなら、今すぐやる
  7. 自分でやるべき?→NOなら「連絡待ち」リスト作成
  8. 特定の日付にやるべき?→YESならカレンダーに記入
  9. 「次にとるべき行動」のリストへ

ナチュラルプランニングモデル
何かを実行に移す場合、頭の中で以下のフローを実行している。このフローを意識的に実行することで、自然に問題解決できる思考プロセスを構築できる。
  1. 目的と価値観を見極める
  2. 結果をイメージする
  3. ブレインストーミングをする
  4. 思考を整理する
  5. 次にとるべき行動を判断する

簡単な例として、夕食を食べに行ったことを考える。目的は、友人との親交を深めるためなど。価値観は食べ物の料金、場所、サービスの質など。結果は実際に夕食を食べている状況を創造すること。ブレインストーミングは、駐車場や車で行くならガソリンの残量のこと、道が混んでいるか、天気はどうかなど。思考を整理するとは、浮かんできたアイデアを実際にどう実行するかを考えること。次にとるべき行動を判断するとは、たとえば店が開いているか確かめて、予約を取るなど。

処理
処理とは、inboxをすべて空にすること。空にすることとは、プロジェクトや行動をその場で終わらせることではなく、分析し、どういう性質のものか、何をしたらいいかを見極めること。

処理の基本ツール
GTDを完璧に行うには以下のツールが必要となる。
  • 書類トレー(3段以上)
  • A4の紙
  • 付箋紙
  • ペーパークリップ
  • ダブルクリップ
  • ホッチキスと針
  • テープ
  • 輪ゴム
  • ラベルライター
  • ファイル、バインダー
  • カレンダー
  • ゴミ箱、リサイクルボックス

処理の基本カテゴリー
「整理」して管理、把握しておくべきもの、つまり収集で集めた「やるべきこと」の仕分け先は主に次の7つ。仕分け方はGTDワークフロー参照。
  1. 「プロジェクトリスト」
  2. 「プロジェクトの参考情報」
  3. 「カレンダー」に記入する行動や情報
  4. 「次にとるべき行動」リスト
  5. 「連絡待ち」リスト
  6. 「資料」
  7. 「いつかやる/多分やる」リスト
行動リマインダーの基本カテゴリー
次にとるべき行動の分類に使われるカテゴリーには以下のようなものがある。
  • @電話
  • @パソコン
  • @買い物、雑用
  • @会社
  • @自宅
  • @協議事項
  • @読む/評価
メールのワークフロー管理
メールにはなんらかの行動を取るべきメールには「@行動」といったフォルダに入れ、他人に依頼したものは「@連絡待ち」に入れて管理しておくと良い。


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