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メールの超プロが教えるGmail仕事術 樺沢紫苑著



メールに関わるストレス
1.不快
不愉快な迷惑メールなど。
2.エンドレス
削除しても迷惑メールが届き続ける。
3.整理困難
毎日届くメール受信トレイの整理が大変。
4.時間の無駄
大量の迷惑メールの削除や仕分けに時間がかかる。
5.重要なメールの削除
迷惑メール削除で間違って重要なメールまで削除してしまう。
6.重要なメールの見逃し
大量の迷惑メールに隠れてしまう。
7.情報過多
全部読みきれない。読む時間が無い。

この7大ストレスさえ解消できれば、メールに関する不満や悩みのほとんどが解消される。7以外は迷惑メールが原因。

Gmailの迷惑メールフィルタ機能
Gmailの迷惑メールフィルタ機能を使えば、迷惑メールの99.9%カットできる。受信トレイに入る迷惑メールを限りなくゼロにすることが可能。

Gmailは自動でウイルスチェックする機能が付いている。添付ファイルも自動でチェックされているのでウイルス感染する可能性が大幅に減る。

メール誤削除の対策
メールを削除しないこと。Gmailのアーカイブ機能を使えば、削除しないメール術が実現できる。

Gmailのアーカイブ機能
図書館の書庫に入れるイメージ。受信ボックスから消えるが、Gmailの検索でいつでも取り出すことができる。

他のメールをGmailで読む方法
以下の二つがあるが、多少面倒でもPOPで設定するべき。Gmailは最大5つのメールアカウントをPOP設定でGmailに追加できる。

1.転送アドレスを使う方法
P社に届いたメールを他社に転送するイメージ。複数のサーバを介するため、時間がかかったり、届かなかったりするリスクがある。

2.POP設定する方法
POP(Post Office Protocol)はメールを保存しているサーバーからメールを受信するためのプロトコル。つまり、サーバに直接メールを取りに行くイメージ。

迷惑メールの3大原則
1.解除しない(何倍もの迷惑メールが届く)
2.クリックしない(メルアドが盗まれる)
3.開封しない(画像が表示された瞬間、あなたのメルアドが有効であるのがばれる)

メールの件名と差出人で読むべきかどうか判断される。件名は非常に重要。


Gmail10大テクニック
1.Gmailがロードされる1,2秒を有効活用する
Gmail Labsの受信トレイのプレビュー活用。

2.ショートカットで操作スピードアップ
ショートカットを有効にする必要がある。全般→キーボードショートカット→キーボードショートカットONで設定可能
c:作成
/:検索
j:次のメール本文表示
k:前のメール本文表示、
!:迷惑メールを報告
r:返信
f:転送
Tab+Enter:メールを送信(Windows版IE、Firefoxのみ)

3.新着メールの受信をブラウザを開かずに確認する
Gmail Notifier、Googleトークなど。

4.受信トレイの最上段の広告を消して集中力を切らさない
ウェブクリップというもの。設定→ウェブクリップ→ウェブクリップを受信トレイの上に表示するのチェックボックスを外すで消すことができる。

5.検索のオートコンプリートで、検索時間を短縮する
設定→Labs→検索のオートコンプリート欄の右端「有効にする」をチェック→変更を保存

6.テンプレートを下書きに入れておく
よく使う内容はテンプレートで保存しておくと便利。

7.返信定型文でテンプレートを瞬間的に呼び出す
テンプレートの下書きの進化系。Gmailのみ使えるテクニック。Gmail Labsの返信定型文を有効にする。

8.署名機能を使う
氏名、連絡先等を署名に登録すると便利。

9.複数の署名を使い分ける
7の返信定型文を使えば複数署名を簡単に利用できる。

10.よく使う言葉を単語登録しておく
4文字で変換できるようにすると便利。例えば、いつせわ→いつもお世話になっております。

2分以内で返信できるメールは今すぐ返信する。仕事の効率向上に非常に良いルール。

Gmailではフォルダの代わりにラベルというものが存在する。ラベルは効率よくメール整理するための方法。

スター機能は目立つので、うっかり忘れ予防のために使う。

メール読み逃し対策
1.重要なメールは専用ラベル(フォルダ)で読む
2.連絡先登録をしっかり行う
3.迷惑メールにしないフィルタを作成する
4.自分の名前で迷惑メールフォルダ内を検索する
5.自分の名前が入ったメールにラベルを付ける
6.重要なメールを携帯メールに飛ばす
7.顧客対応は必ずフォームを使う

Gmailユーザー同士はにはチャット、ビデオチャット機能が使える。

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